Preparare e inviare INTRASTAT in modo efficace e gratuito (INTRA1)

Premessa

Non sono un commercialista né un consulente legale. Sono semplicemente un titolare di partita IVA che, col tempo, ha imparato a gestire l’amministrazione in autonomia, tra cui anche la gestione della procedura Intrastat. In questo articolo, vi guiderò attraverso la procedura dell’Intrastat, necessaria per tutti i titolari di partita IVA che hanno rapporti commerciali all’interno dell’Unione Europea, esclusa l’Italia. La procedura che mostrerò è quella che si adatta al mio caso, ovvero l’offerta di servizi. Non potrò coprire ogni casistica di acquisti o vendite di beni, ma il procedimento di creazione ed invio è sostanzialmente lo stesso.

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Parte 1: Preparazione del Software

Requisiti Indispensabili

Prima di iniziare, assicuratevi di avere le credenziali Fisconline. Se le avete smarrite, leggete l’articolo dedicato su come ottenerle. È importante avere almeno lo SPID per eseguire questa procedura, altrimenti dovrete recarvi in un’agenzia regionale.

Download dei Programmi Necessari

IntraWeb

1. Il primo programma da scaricare è IntraWeb, fornito dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli. Dovrete recarvi alla pagina dedicata Intrastat e cliccare sulla cartella chiamata Software, nel quale troverete un’ulteriore cartella chiamata Software Intrastat anno 202* (l’asterisco sta per l’anno corrente).
2. Cliccate su IntraWeb Installazione Completa 2024. Selezionate la versione adatta al vostro sistema operativo (32-bit o 64-bit per Windows). Se non sapete quale versione di Windows avete, potete leggere la nostra guida dedicata.
3. Nel caso di utilizzo di MacOS, scorrete fino in fondo e scaricate la versione per MacOS. Anche qui, ci sono link principali e alternativi nel caso uno non funzionasse.

Desktop Telematico

1. Scaricate il Desktop Telematico dal sito dell’Agenzia delle Entrate. Nella pagina in basso troverete la versione che vi serve.
2. Se avete Windows 11, cliccate su sito 1 (o sito 2 nel caso il primo non funzionasse) nella riga di Windows 11. Se avete versioni precedenti di Windows, selezionate i link con gli stessi nomi, ma nella riga Windows (versioni inferiori a Windows 11).

Installazione dei Programmi

IntraWeb

1. Una volta scaricato IntraWeb, trovate il file nella cartella dei download e cliccate due volte per avviare l’installazione. Se appare una schermata di errore di permessi al momento della scelta del percorso di installazione, allora chiudete l’installer ed aprite cliccando con il destro sul file e selezionate Esegui come amministratore. In alternativa cambiate percorso di installazione.
2. Seguite le istruzioni dell’installazione, lasciando le impostazioni di default se non avete esigenze particolari. Alla fine dell’installazione, verrà creato un collegamento sul desktop.

Desktop Telematico

1. Per installare il Desktop Telematico, avrete bisogno di Java. Se utilizzate Windows 11, dovrete scaricare il Java Development Kit. Per versioni precedenti di Windows, scaricate la versione appropriata di Java.
2. Installate Java seguendo le istruzioni, quindi avviate l’installazione del Desktop Telematico. Anche qui, seguite le istruzioni lasciando le impostazioni di default.

Parte 2: Creazione ed Invio della Modulistica Intrastat

Configurazione Iniziale

1. Aprite IntraWeb e inserite i dati della vostra partita IVA. Andate nel menù in alto su Anagrafica > Obbligato > Nuovo Obbligato. Inserite tutte le informazioni richieste, compresa la periodicità della presentazione (trimestrale o mensile) in base al vostro fatturato. Assicuratevi di inserire correttamente il numero di riferimento, che è sequenziale dal momento dell’apertura della partita IVA.
2. Aprite il Desktop Telematico e create un nuovo utente. Inserite una password e scegliete una cartella di lavoro. Una volta creato l’utente, accedete e installate le applicazioni necessarie per il modello Intrastat, File Internet e Controllo elenchi Intra (li potete cercare direttamente dalla barra in alto).

Creazione dell’Elenco Intrastat

1. In IntraWeb, cliccate sull’icona in alto Nuovo Elenco. Verrà automaticamente inserita la vostra partita IVA e il numero di riferimento. Selezionate l’anno e il tipo di operazione. Indicate il periodo di riferimento (primo mese, primo e secondo mese oppure trimestre completo), se è un primo modello o se è una variazione/cessazione di partita IVA.
2. Nel menù Anagrafica in alto, selezionare Partners > Crea/Modifica. Ora inserite partita IVA e nominativo del vostro cliente.
3. Assicuratevi che il modulo selezionato sia corretto, ed inserite i dettagli delle fatture. Per ogni fattura, inserite la partita IVA del partner, l’importo arrotondato all’euro, il numero della fattura, la data della fattura, il codice del servizio (a questo link trovate le tabelle dei codici), la modalità di erogazione e il paese di pagamento.

Invio dell’Elenco Intrastat

1. Una volta inseriti tutti i dettagli, controllate che tutte le informazioni siano corrette. Passate alla vista completa per vedere un riepilogo di tutte le fatture inserite.
2. Cliccate con il pulsante destro del mouse sull’elenco nella lista a sinistra, e selezionate Approva/Sblocca Approva.
3. Nel menù Web che si trova in alto, selezionate Invio per Entrate > Prepara Invio. Nella finestra che compare, usare le frecce per spostare l’elenco nella colonna a destra. Proseguire selezionando la sezione doganale (in base al vostro luogo c’è un codice e dogana diversa). Impostare Progressivo Invio in 01 (il numero si riferisci all’invio giornaliero, in caso si inviino più file lo stesso giorno). Progressivo sede impostare in 001 o comunque il codice della sede che ha generato il file (in caso abbiamo più sedi o filiali).

4. Una volta salvato il file, aprite il Desktop Telematico, selezionate File Internet e cliccate il pulsante in basso Controlla File. Selezionate il file salvato poco fa e sotto la voce Tipo documento selezionare Elenchi INTRA e successivamente cliccare su Controlla File. Se il controllo non rileva errori, procedete con la preparazione del file tramite il Desktop Telematico.
5. Tornate nella schermata File Internet e cliccate il pulsante Prepara File. Selezionate il file preparata poco fa ed inserite i vostri dati di Fisconline quindi codice fiscale (in questo caso deve corrispondere alla vostra partita IVA) e codice PIN. Cliccate su Prepara file. Se il file è stato predisposto correttamente procedete cliccando il pulsante Invia…
6. A questo punto inserite nuovamente le credenziali Fisconline questa volta inserendo il vostro codice fiscale nel campo Utente, e proseguite inserendo anche Password e Codice PIN. Selezionare se l’invio è fatto per conto proprio oppure per altro soggetto e cliccate sul pulsante Invia file.

La procedura Intrastat può sembrare complessa inizialmente, ma una volta compresi i passaggi fondamentali, diventa un’operazione relativamente rapida. Assicuratevi di avere tutte le credenziali necessarie e di seguire attentamente ogni passaggio per evitare errori nella presentazione del modello. Buon lavoro!